Tips Meeting Room Setup Terbaik: Layout dan Audio Visualnya

8. Ukuran Ruang Rapat

Meeting room setup selanjutnya adalah terkait ukuran ruang rapat. Pertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah tim, jumlah orang di kantor, jenis pertemuan, hingga jumlah peserta rapat. Faktor tersebut untuk menentukan apakah ukuran ruangan rapat relatif kecil, sedang, atau luas.

Ukuran ruang rapat harus mencakup semua semua peralatan rapat. Jadi, Anda juga perlu mempertimbangkan apakah peserta rapat masuk dalam ruang rapat atau terdapat peserta yang jarak jauh.

9. Ruang U-Shaped

Ide letak ruangan rapat selain boardroom style adalah U-Shaped. Meeting room setup ini berbentuk huruf U sehingga memungkinkan semua peserta rapat memiliki pandangan serta suara yang sama.

Anda bisa menempatkan kamera 360 derajat pada tengah ruangan sehingga semua peserta, baik dari jarak dekat maupun jauh, bisa melihat pembicara secara real time. Namun, Anda juga tetap harus menyiapkan monitor, pengeras suara, papan tulis, dan spidol.

10. Teater

Gaya ruangan ini berguna untuk pertemuan perusahaan seperti orientasi karyawan baru. Pastikan juga letak kamera dan speaker tidak hanya menyorot pembicara saja, melainkan karyawan yang lain juga bisa terlihat. Sama halnya dengan tata letak lain, Teater style membuat rapat menjadi lebih nyaman terutama saat menggunakan monitor.

Sudah Lebih Tahu Tentang Meeting Room Setup?

Demikian penjelasan lengkap yang bisa kami bagikan tentang meeting room setup, mulai dari peralatan yang harus ada dalam ruang rapat hingga beberapa contoh tata letak atau layout. Semua tips di atas sudah banyak diikuti oleh berbagai perusahaan dunia.

Central LED adalah tempat jual videotron dan berbagai peralatan meeting lainnya yang bisa Anda jadikan pilihan. Central LED menjual dan menyewakan berbagai pilihan videotron, video processor, maupun smart screen interactive flat panel.

Dengan kualitas tinggi dan harga terjangkau, tentu sangat membantu Anda untuk memaksimalkan ruang rapat. Anda ingin mengkonsultasikan pemesanan terlebih dahulu? Segera terhubung dengan salah satu tim profesional Central LED dengan cara menghubungi kontak Central LED.

FAQ

Jika Anda akan melaksanakan meeting secara efektif, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah?

Meeting yang efektif dimulai dari perencanaan meeting itu sendiri. Tentukan apa yang ingin dicapai dari meeting tersebut. Jadi, menetapkan tujuan meeting yang akan dilakukan. Dengan adanya tujuan, maka meeting akan jadi lebih fokus.

Apa saja yang diperlukan dalam menata tempat meeting?

• Meja dan kursi yang nyaman.
• Kamera konferensi video (untuk meeting jarak jauh atau hybrid).
• Koneksi WiFi yang memadai.
• Ketersediaan kabel jaringan yang baik.
• Akses listrik yang memadai.
• Proyektor dan monitor atau televisi.
• Papan tulis dan spidol.
• Pencahayaan ruangan yang cukup (tidak terlalu terang atau gelap).
• Keamanan yang terjamin.

Apa itu layout theater style?

Model ruangan yang hanya dipasangi kursi tanpa meja agar dapat menampung lebih banyak peserta. Pada bagian depan akan terdapat meja dengan kursi sebagai Head Table untuk pembicara rapat, sedangkan di bagian pentas terdapat podium sebagai tempat berbicara.

Apa saja kriteria ruang rapat ideal?

Ruang rapat yang baik harus selalu bersih dan terawat dengan baik. Ini mencakup kebersihan lantai, meja, kursi, dan fasilitas lainnya. Selain itu, suhu ruangan yang nyaman juga penting untuk menjaga kenyamanan peserta.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan function room!

Function room adalah suatu ruangan yang digunakan untuk melakukan kegiatan penyelenggaraan rapat (meeting), bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition), perjamuan (function), dan tujuan tertentu lainnya.