Merencanakan pengadaan interactive flat panel (IFP) untuk ruang kelas, ruang rapat, atau kantor instansi sering membuat bingung sejak awal. Spesifikasinya beragam, penawaran antar vendor sulit dibandingkan karena cakupan harganya berbeda, dan pada pengadaan pemerintah, syarat seperti TKDN juga harus dipenuhi.
IFP adalah layar sentuh berukuran besar untuk presentasi, kolaborasi, dan pembelajaran. Harga per unitnya relatif besar, sehingga pengadaannya perlu dijalankan bertahap, bukan sekadar membandingkan harga.
Panduan ini membantu Anda melewati lima tahap pengadaan IFP dari sisi pembeli: menentukan spesifikasi, menyusun RFQ, mengecek legalitas dan TKDN, memilih vendor, hingga merencanakan anggaran.
1. Identifikasi Kebutuhan dan Penentuan Spesifikasi
Tahap pertama pengadaan interactive flat panel adalah memetakan kebutuhan penggunaan, lalu menerjemahkannya menjadi spesifikasi teknis yang bisa dibandingkan antar vendor.
Petakan Kebutuhan Penggunaan
Mulailah dari fungsi utamanya: apakah IFP dipakai untuk presentasi, rapat, pembelajaran, pelatihan, kolaborasi tim, atau video conference. Fungsi ini menentukan fitur yang diprioritaskan, misalnya kamera dan mikrofon untuk pertemuan jarak jauh, atau multi-touch untuk kegiatan kolaboratif. Catat juga berapa orang yang melihat dan berinteraksi dengan layar secara bersamaan, seberapa sering layar dipakai, dan apakah dipakai bergantian oleh banyak orang.
Berikutnya, tentukan jumlah unit dan lokasinya, yaitu berapa ruangan yang akan dilengkapi dan apakah pemasangan dilakukan sekaligus atau bertahap. Ukuran layar disesuaikan dengan ruangan. Sebagai patokan awal, layar 65 sampai 75 inci umumnya sesuai untuk ruang kecil (sekitar 25 sampai 40 m²), 75 sampai 86 inci untuk ruang berukuran menengah (sekitar 60 sampai 80 m²), dan 98 inci atau lebih dari satu unit untuk ruang besar di atas 100 m². Jarak penonton terjauh sebaiknya tidak melebihi sekitar enam kali tinggi layar.
Terakhir, periksa kesiapan pendukungnya. Pastikan listrik tersedia, titik pemasangan (dinding atau trolley) sudah ditentukan, dan koneksi internet stabil bila fitur online akan digunakan. Siapkan juga pelatihan agar pengguna dapat memanfaatkan seluruh fitur.
Susun Spesifikasi Teknis
Setelah kebutuhan penggunaan jelas, tuangkan ke dalam dokumen spesifikasi teknis yang menjadi acuan semua vendor. Mulailah dari layar dan teknologi sentuhnya: pilih ukuran sesuai luas ruangan dan jarak pandang, dengan resolusi Ultra HD 4K agar gambar jernih dan nyaman dilihat. Untuk sentuhan, tentukan multi-touch dengan respons menulis yang halus. IFP umumnya mendukung hingga 20 titik sentuh, tetapi tetapkan batas minimal sesuai kebutuhan agar tidak menggugurkan penawaran yang sebenarnya memadai.
Berikutnya, tuliskan sistem dan kemampuannya. Cantumkan Android bawaan, dengan opsi Windows melalui modul OPS PC bila diperlukan, serta kapasitas RAM dan storage yang cukup untuk aplikasi yang dipakai, seperti aplikasi rapat, whiteboard, atau perangkat lunak pembelajaran. Untuk video conference dan kegiatan hybrid, minta speaker, mikrofon, dan kamera, baik bawaan maupun opsional. Dari sisi konektivitas, tuliskan Wi-Fi, Bluetooth, USB Type-C, HDMI, dan dukungan wireless presentation.
Terakhir, tambahkan fitur pengamanan data, terutama bila perangkat dipakai untuk membahas informasi internal, serta jenis pemasangan (dinding atau trolley) dan kelengkapan seperti bracket dan stylus.
2. Menyusun RFQ dan Membandingkan Penawaran
RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen permintaan penawaran harga yang dikirim ke beberapa vendor dengan spesifikasi dan syarat yang sama, sehingga penawaran yang masuk bisa dibandingkan secara adil.
Isi RFQ
RFQ interactive flat panel sebaiknya memuat:
- Spesifikasi teknis dan jumlah unit sesuai dokumen spesifikasi.
- Lokasi pengiriman dan pemasangan, beserta jadwal yang diinginkan.
- Cakupan harga yang perlu dicantumkan: harga unit, bracket atau trolley, aksesori seperti stylus, instalasi dan perkuatan dinding, pelatihan, pengiriman, dan PPN. Pada sebagian penawaran, harga unit belum termasuk instalasi dan perkuatan dinding, sehingga rincian pos-pos ini perlu diminta.
- Syarat garansi dan purna jual: durasi, cakupan sparepart, mekanisme klaim, dan waktu respons.
- Dokumen pendukung: dokumen legalitas perusahaan, sertifikat TKDN bila diperlukan, dan bukti sebagai distributor atau mitra resmi dari produk yang ditawarkan.
- Syarat pembayaran dan batas waktu pengajuan penawaran, serta permintaan agar vendor mencantumkan masa berlaku penawarannya.
- Kriteria evaluasi yang akan dipakai untuk menilai penawaran.
Membandingkan Penawaran
Penawaran dengan harga terendah belum tentu paling menguntungkan bila cakupannya berbeda. Samakan dulu cakupan setiap penawaran, lalu bandingkan aspek demi aspek. Mulailah dari total biaya, bukan hanya harga unit, yaitu unit, aksesori, instalasi, pelatihan, pengiriman, dan PPN. Lalu periksa kesesuaian spesifikasi dengan RFQ, mulai dari ukuran, resolusi, jumlah titik sentuh, sistem operasi, RAM, dan storage. Untuk pengadaan instansi pemerintah, periksa juga nilai TKDN dan keabsahan sertifikatnya.
Setelah itu, bandingkan garansi dan purna jual, yaitu durasi garansi, cakupan sparepart, mekanisme klaim, dan waktu respons. Pastikan juga instalasi dan pelatihan termasuk atau tidak dalam harga dan siapa yang mengerjakannya, serta bandingkan jadwal pengiriman dan pemasangan.
3. Cek Legalitas dan Syarat TKDN
Bagi pengadaan yang dibiayai APBN atau APBD, legalitas vendor dan syarat TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) perlu dipastikan sebelum penawaran diterima. Bagian ini berlaku khusus untuk pengadaan instansi pemerintah.
Legalitas Vendor
Pastikan vendor dapat menunjukkan:
- Dokumen legalitas perusahaan, seperti NIB dan NPWP.
- Kemampuan menerbitkan faktur pajak.
- Bukti sebagai distributor atau mitra resmi dari produk yang ditawarkan.
- Garansi resmi untuk produk yang ditawarkan.
Aturan TKDN dan Penyusunan Spesifikasi dalam Pengadaan Pemerintah
Perpres Nomor 46 Tahun 2025, perubahan kedua atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, menguatkan kewajiban mengutamakan produk dalam negeri. Acuan yang lazim dipakai adalah TKDN minimal 25% dan penjumlahan TKDN dengan BMP (Bobot Manfaat Perusahaan) minimal 40%. Produk dalam negeri pada spesifikasi mengacu pada daftar inventarisasi barang/jasa produksi dalam negeri yang diterbitkan Kementerian Perindustrian.
Spesifikasi teknis pada pengadaan pemerintah juga sebaiknya tidak menyebut merek tertentu. Pasal 19 Perpres Nomor 46 Tahun 2025 hanya memungkinkan penyebutan merek untuk komponen, suku cadang, bagian dari sistem yang sudah ada, atau produk dalam katalog elektronik.
Pengadaan melalui e-purchasing di e-Katalog INAPROC diutamakan untuk produk yang sudah terkurasi, dengan informasi spesifikasi, harga, dan nilai TKDN/BMP yang ditampilkan pada produk. Ketentuan katalog elektronik juga diperbarui melalui Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026.
Cara Memverifikasi TKDN
Vendor kerap menyebut produknya ber-TKDN, sehingga klaim TKDN perlu diperiksa:
- Minta sertifikat TKDN dan periksa nilainya di portal resmi Kementerian Perindustrian (tkdn.kemenperin.go.id).
- Pastikan sertifikat masih berlaku dan sesuai dengan tipe atau model yang ditawarkan.
- Bedakan nilai TKDN dengan nilai TKDN + BMP, karena vendor kadang hanya mencantumkan salah satunya.
- Jangan menganggap produk yang tayang di e-katalog otomatis bernilai TKDN tinggi. Periksa nilai pada produknya.
Ketersediaan IFP ber-TKDN berbeda antar merek dan model. Penjelasan lebih lanjut tentang interactive flat panel TKDN tersedia di artikel Central LED.
